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09/10/2010

A função PROC no Excel




 Autor do artigo: Paulo Roberto, editor deste blog.
Quando temos um grande banco de dados, leva tempo para encontrarmos o que queremos nele, sem o auxílio da informática. Assim, uma excelente ferramenta para resolver este problema é o EXCEL, com a utilização da função PROC.


Vou dar aqui dois exemplos simples e que podem ser adaptados para diversos serviços:

Exemplo I

Com base em um banco de dados de  vendedores e os valores totais respectivos de suas vendas, em um determinado período, procurar para determinado vendedor, qual foi o valor total das suas vendas, com resposta na mesma planilha.


função proc planilha 1


Como pode ser observado, na planilha acima, os nomes (fictícios) dos vendedores estão relacionados a partir da célula A4 até a A8 e, os valores totais das vendas, correspondentes a cada vendedor, a partir da célula B4 até a B8.
 
Para este caso, utiliza-se a seguinte fórmula:


                 =PROC(A14;A4:A8;B4:B8)


A14, na fórmula, é onde será digitado o nome do vendedor para o qual queremos saber o valor total de suas vendas. No exemplo dado, digitamos Carlos e a função retornou o valor correto R$150, conforme consta na relação.
Para o resultado ser apresentado na célula B14, posicionei o cursor nela, antes de inserir a fórmula. 

Você pode também inserir a fórmula da seguinte maneira:
1. Clique em inserir e depois em Função;
2. Selecione Proc;
3. Clique em  "valor_procurado;vetor_proc;vetor_result";
4. Na janela que abrir preencha os campos em branco.  No nosso exemplo, "Valor_procurado" é A14; "Vetor_proc" é A4:A8 e "Vetor_result" é B4:B8.
 A14, é o nome do vendedor que iremos digitar para a procura, A4:A8 o intervalo com os nomes de todos os vendedores que o programa vai ler para encontrar o vendedor procurado e B4:B8 o intervalo que o programa vai ler para obter o resultado correspondente ao vendedor procurado.
5. Clique em "Ok"

Os dados pesquisados, no nosso caso nomes, na coluna A, tem que ser  classificados em ordem crescente, para que a fórmula funcione de maneira correta. Se isso não for possível, deve ser considerada a utilização das fórmulas PROCV, CORRESP ou PROCH.

Exemplo II

Agora o mesmo exemplo acima, porém, por alguma  exigência ou  conveniência do serviço, o resultado sendo apresentado em uma outra planilha, e não na mesma onde estão os dados.

função proc planilha 2

Neste caso, a fórmula é esta:


             =PROC(A4;Plan1!A4:A8;Plan1!B4:B8)

A4 é a célula, na planilha 2, onde será digitado o nome do vendedor que se quer procurar para saber o valor total das suas vendas. No caso foi digitado Dauro e a função retornou como resultado R$ 300, o que corresponde realmente ao valor total das vendas de Dauro, na planilha 1.
Para o resultado ser apresentado na célula B4, posicionei o cursor nela, antes de inserir a fórmula.

Note que Plan1 e Plan2 são os nomes dados pelo próprio programa para as planilhas. Claro que se suas planilhas tem outro nomes; são estes nomes que deverão ser inseridos na fórmula.










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