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18/01/2010

A Função SE Integrada com a CONT.SE, no EXCEL




Autor do artigo: Paulo Roberto, editor deste blog.
A função SE, no EXCEL, caro(a) leitor(a), é muito importante quando temos uma condição ou condições e precisamos obter um resultado, quando esta condição ou condições são verdadeiras.
Planilha de Conrole PID

Mostro abaixo um exemplo de controle de pacientes  que pode ser aplicado num  hospital ou nos trabalhos de equipes de cuidados paliativos de atendimentos domiciliares, integrando as duas funções SE e CONT.SE.
Mas pode também ser adaptado para outros serviços.


Os dados da planilha são fictícios, apenas para nosso entendimento.


Clique sobre a planilha para ampliar ( para facilitar a leitura do texto com as visualizações da    planilha, ela abrirá em uma nova janela)

Planilha de Controle PID, continuação



As planilhas de controle acima, na realidade, são uma só.  Está dividida em duas , apenas para caber aqui na área do post. Está extensa porque tem 5 colunas acrescidas , entre "Data de Nascimento" e Faixa Etária"(veja na 1ª imagem), que são utilizadas apenas para cálculo nas fórmulas, para determinar as idades dos pacientes, com base nas suas datas de nascimento respectivas e o enquadramentos destes nas suas faixas etárias. Antes de imprimir a planilha de controle, estas colunas deverão ser ocultas.


Considerações Sobre o Preenchimento das Colunas Adicionais da Planilha ( 3ª a 7ª colunas)

1. Nas 3ª, 4ª e 6ª colunas, logo abaixo do título de cada uma, devem ser sempre digitados  dia, mes e ano atual, isto é , a data em que será divulgada a planilha, para que sejam atualizadas , na fórmula, as idades dos pacientes e, automaticamente, as suas faixas etárias. Nos respectivos itens de cada paciente digitar dia( 3ª col.), mes (4ª col.) e ano (5ª col.) de nascimento de cada um, nas demais linhas das colunas ;

2. Com base nos dados dos itens 1 e 2 acima, serão calculados, através de fórmulas específicas, as idades de cada paciente e em que faixa etária cada um se enquadra. 

Fórmulas
a. Para calcular as idades
Na 6ª coluna, da planilha detalhada, "Idade," precisamos "dizer" ao programa do EXCEL como que ele vai calcular as idades dos pacientes com base no dia, mes e ano de nascimento de cada um. Para que o programa "entenda" como calcular, precisamos "dizer" assim, no que se refere ao paciente do item 1:
 Se o dia do nascimento (C6) é menor ou igual ao dia de atualização (C5) e o mes de nascimento (D6) é menor ou igual ao mes  de atualização (D5), faça a seguinte subtração: ano atual (F5) (-) ano de nascimento (E6), senão, faça essa outra: ano anterior (G5) (-) ano de nascimento (E6).  Neste caso a idade do paciente será 56 anos (F6) e, se a planilha for atualizada no dia 25/08/2010,ou após essa data, a idade mudará para 57, pois C6 será igual ou menor que C5 e D6 será menor ou igual a D5.


=SE(E(C6<=$C$5;D6<=$D$5);$F$5-E6;$G$5-E6)

Como as células C5, D5, F5 e G5, serão fixas para todos os itens da planilha, adicionamos o $ ,para mante-las fixas, quando arrastamos o mouse para baixo para que a fórmula apareça nos demais itens, mudando automaticamente de acordo com as células de cada um.
Esta fórmula deve então, ser inserida na célula F6, idade do paciente ( ano atual, de atualização da planilha) e arrastada para as demais células, para serem inseridas automaticamente, da seguinte maneira:
1. Coloque o cursor (retângulo) sobre a célula; 
2. Posicione a cruz do mouse no canto inferior direito do retângulo :
3.Aperte e mantenha apertado o botão esquerdo do mouse , arraste  para baixo até o final da coluna na planilha  e solte . 
A fórmula será inserida assim, nas outras linhas, mudando, automaticamente, as células C6, D6 e E6, linha após linha, e mantendo fixas as que estão com $;
4. Delete as fórmulas nas linhas que não interessam, como em F7 e F10, por exemplo.

b. Para determinar as faixas etárias

Suponhamos a seguinte tabela para as faixas etárias:

Nome da Faixa Etária   Nº
Até 19 anos                    1
De 20 a 29 anos            2
De 30 a 39 anos            3
De 40 a 59 anos            4
De 60 a 79 anos            5
De 80 a 89 anos            6
De 90 anos e mais        7

Para o programa EXCEL enquadrar as idades dos pacientes dentro das suas respectivas faixas, precisamos dizer, na primeira linha:
Se a idade do paciente (F6) for maior ou igual a 1 menor ou igual a 19, mostre a faixa etária "Até 19"; Se a idade do paciente (F6) for maior ou igual a 20 menor ou igual a 39, mostre a faixa etária "De 20 a 39", e assim por diante até a faixa "De 80 a 89" e, "De 90 e mais", se não for a idade enquadrada em nenhuma das outras faixas.

A fórmula a ser inserida então na célula H6 fica asssim:

=SE(E(F6>=1;F6<=19);"Até 19";SE(E(F6>=20;F6<=39);"De 20 a 39";SE(E(F6>=40;F6<=59);"De 40 a 59";SE(E(F6>=60;F6<=79);"De 60 a 79";SE(E(F6>=80;F6<=89);"De 80 a 89";"90 ou mais")))))

Para inserir automaticamente esta fórmula nas demais células, siga os passos de 1 a 4 do item a) acima.

Se for conveniente para as suas necessidades de serviço estabelecer um número para cada faixa, faça assim:
Após digitados os números das faixas etárias na coluna 7 para cada idade precisamos "dizer"  ao programa, na coluna 8, para cada item:

Se nº da faixa etária é igual a 1, coloque "Até 19 anos;" se nº da faixa etária é igual a 2, coloque "De 20 a 29 anos", e assim por diante.

A fórmula completa, para o item 1, é:


=SE(G6=1;"Até 19";SE(G6=2;"De 20 a 39";SE(G6=3;"De 40 a 59";SE(G6=4;"De 60 a 79";SE(G6=5;"De 80 a 89";"90 ou mais")))))

Esta fórmula é chamada popularmente de SE dentro de SE. Observe que a quantidade de parênteses para fechamento da fórmula corresponde à mesma quantidade de "SE" dentro dela. Cinco "SE" e cinco parênteses.

Deve-se montar agora um quadro resumo onde serão contadas ocorrências nas colunas específicas da planilha detalhada acima. A função CONTE.SE, do EXCEL, fará isso para nós.

Quadro resumo 


Este  quadro resumo é resultado da contagem de ocorrências dos itens específicos na planilha detalhada. Utilizei para isso, a fórmula CONT.SE.
Assim, por exemplo, para contar a quantidade ocorrências de AVE Isquêmico, a fórmula utilizada, na célula C7, foi a seguinte:

=CONT.SE(QuadroPID!$L$6:L200;B7)

Onde: QuadroPID é o nome da planilha detalhada; $L$6:L200 é a coluna  "Diagnóstico" onde serão "lidos" os dados para contagem (desde a célula L6 até a L200) e ,B7, o título do item no resumo ( AVE Isquêmico). Para os demais itens de diagnóstico apliquei os passos de 1 a 4, citados no tópico "Fórmulas", a) acima, a partir da célula C7, no quadro resumo.
Para os outros itens do quadro resumo utilizei, para contagem, a mesma fórmula acima, apenas alterando as células correspondentes às colunas e aos  títulos dos itens , com exceção dos sexos que, na planilha detalhada, são itentificados pelas letras "F" e "M" , ficando assim as fórmulas:

- para a contagem de pacientes do sexo feminino:

=CONT.SE(QuadroPID!J6:J200;"F")

- para a contagem dos de sexo masculino:

=CONT.SE(QuadroPID!J6:J200;"M") 


Estes quadros e fórmulas podem ser adaptados para outros tipos de serviços, de acordo com a sua conveniência .








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